Portfolio & Fiches Projets Détaillées

1. Concept & Structure d'un Projet S&E

Dans le Système de Suivi-Évaluation de l'AOCTAH WACTAF (Association Ouest-Africaine du Commerce Transfrontalier des produits Alimentaires, Agro-sylvo-pastoraux et Halieutiques), un Projet constitue l'unité organisationnelle de base pour planifier, exécuter et évaluer les financements accordés par les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) et la CEDEAO / UEMOA.

Identité & Métadonnées

Code unique du projet, intitulé complet, résumé exécutif, dates officielles de démarrage et de clôture, statut (En cours, Suspendu, Clôturé).

Enveloppe & Bailleurs (PTF)

Montant global du budget, devise de référence (FCFA / USD / EUR), répartition par co-financiers et conventions de subvention.

Filières & Corridors Cibles

Secteurs agricoles couverts (Produits vivriers, bétail/viande, produits halieutiques) et axes routiers transfrontaliers d'intervention.

Comprendre les Formules de Calcul

Taux d'Exécution Physique (TEP)

TEP = (Activités Réalisées / Activités Prévues) × 100

Mesure la réalisation concrète et le taux d'avancement des activités du PTBA (Plan de Travail Annuel).

Taux de Consommation Financière (TCF)

TCF = (Dépenses Validées / Budget Total Prévisionnel) × 100

Évalue l'efficacité d'absorption du budget par rapport à l'engagement initial.

Vue d'ensemble du Portefeuille de Projets

Note :Recherche rapide par mot-clé, statut et bailleur de fonds.

2. Procédure Détaillée de Création d'un Projet

Étapes pas à pas pour l'Administrateur / Chef de Projet :

Accès au Formulaire : Dans le menu latéral, cliquez sur 3. Projets > Portfolio des Projets, puis sur le bouton vert '+ Nouveau Projet'.
Informations Générales : Saisissez le Code Projet (ex: PRJ-2026-AOCTAH-01), le titre du programme et la description.
Cadre Temporel : Sélectionnez la date de début effectif et la date de fin prévue. Le système calcule automatiquement la durée en mois.
Structure Budgétaire : Saisissez le montant total. Ajoutez les bailleurs de fonds associés (ex: USAID, Banque Mondiale, Union Européenne, Coopération Suisse) et spécifiez la contribution exacte de chaque partenaire.
Ancrage Stratégique : Sélectionnez les Filières (Céréales, Bétail, Poisson) et les Axes Stratégiques AOCTAH 2030 auxquels le projet contribue.
Enregistrement : Cliquez sur 'Sauvegarder et configurer le Cadre Logique'.

Formulaire de Création d'un Projet

Note :Veillez à bien vérifier les devises et taux de conversion appliqués.

3. Anatomie & Contenu Détaillé d'une Fiche Projet

Lorsqu'un utilisateur sélectionne un projet spécifique dans le portefeuille, le système ouvre la vue détaillée du projet structurée en 9 volets de navigation :

1. Dashboard Projet

Vue d'ensemble & KPIs

Affiche les métadonnées clés, le Taux d'Exécution Physique (TEP %), le Taux de Consommation Financière (TCF %), les indicateurs clés et l'ancrage territorial du projet.

2. Cadre logique et indicateurs

Matrice à 4 niveaux & Indicateurs S&E

Visualisation hiérarchique de la chaîne de résultats (Impacts -> Effets -> Résultats -> Indicateurs KPIs) avec suivi des baselines, cibles et valeurs réalisées.

3. Planification et suivi

Calendrier des activités & Gantt

Calendrier chronologique interactif des activités, diagramme de Gantt et jalons d'exécution des tâches du projet.

4. PTBA (Plan Annuel)

Plan de travail & budget annuel

Plan de Travail et Budget Annuel décliné par trimestre (T1, T2, T3, T4), répartition des coûts et responsable d'exécution.

5. Documents du projet

Stockage, classification et organisation

Gestion documentaire centralisée (GED) pour l'archivage, la classification et le partage des pièces justificatives, PV et rapports.

6. Reporting et suivi financier

Suivi des engagements & décaissements

Module dédié au suivi financier : gestion des lignes budgétaires, engagements de dépenses, décaissements par bailleur (PTF) et soldes.

7. Rapports d'Activité

Suivi des échéances & PTBA

Consolidation et suivi des rapports d'exécution périodiques, des comptes-rendus d'activités et des échéances de livraison.

8. Suivi Opérationnel S&E

Saisie de l'avancement & suivi indicateurs

Interface de collecte et de saisie directe de l'avancement physique, des réalisations terrain et des données d'indicateurs S&E.

9. Analyse Croisée

Croisement de données matriciel

Outil d'analyse avancée et d'exploration matricielle pour croiser les données d'activités, de dépenses et d'indicateurs selon plusieurs critères.

Volet 1 : Dashboard Projet

Note :Synthèse exécutive et santé globale du projet.

Volet 2 : Cadre logique et indicateurs

Note :Matrice à 4 niveaux : Impacts, Effets, Résultats et KPIs.

Volet 3 & 4 : Planification, Gantt et PTBA

Note :Programmation opérationnelle et budgétaire par trimestre.

Volet 6 : Reporting et suivi financier

Note :Transparence sur l'exécution financière et la consommation des fonds.

4. Cycle de Vie et Statuts d'un Projet

Statut	Signification	Actions Autorisées
En Formulation / Montage	Le projet est en cours de structuration. Le cadre logique et le PTBA peuvent être librement édités.	Édition complète, ajout de KPIs, modification des budgets.
En Exécution / Actif	Le projet est verrouillé en configuration. Les agents peuvent saisir le suivi des activités périodiques.	Saisie du suivi d'activités, rapport de dépenses, upload de preuves GED.
Clôturé / Évalué	Le projet est arrivé à son terme. Les données sont archivées et consultables en lecture seule pour l'évaluation d'impact.	Consultation, génération des rapports d'achèvement et archivage GED.